مسئول پردازش و دامنه سیاست
مؤسسه حقوقی اندیشه سبز دادگر به شناسه ملی ۱۰۳۲۰۷۱۳۳۳۰، در حدود اداره سامانه و رابطه خدماتی یا همکاری، مسئول تصمیم‌گیری درباره اهداف و دسترسی‌های پردازش اطلاعات است. راه رسمی دریافت درخواست‌های حریم خصوصی برای کاربران دارای حساب، تیکت داخل سامانه است و افراد بدون حساب از راه‌های ارتباطی رسمی مؤسسه که در وب‌سایت و مکاتبات رسمی اعلام می‌شود اقدام می‌کنند. درخواست را با ذکر موضوع حریم خصوصی و اطلاعات لازم برای شناسایی مورد ثبت کنید. مشخصات و حدود رابطه خدماتی یا همکاری در اسناد و قرارداد مربوط تعیین می‌شود.
این سیاست اطلاعات حساب، پرونده، ارتباطات و فعالیت‌های مرتبط با سامانه را در بر می‌گیرد. داده‌ای که پس از خروجی گرفتن یا ارسال مجاز به شخص یا مرجع دیگری در سامانه مستقل او پردازش می‌شود، تابع تکالیف همان دریافت‌کننده نیز هست؛ ارسال‌کننده همچنان باید حدود مجوز و ضرورت انتقال را رعایت کند.
دسته‌های اطلاعات و منابع دریافت
اطلاعات هویتی و ارتباطی می‌تواند شامل نام، کد ملی یا مشخصات شخص حقوقی، شماره تماس، نشانی، سمت، مدارک نمایندگی، تصویر پروفایل و اطلاعات مرتبط با احراز هویت باشد. داده از خود شخص، نماینده معتبر، مؤسسه، وکیل یا اسناد مرتبط با خدمت دریافت می‌شود؛ همه این موارد برای همه نقش‌ها الزامی نیست.
اطلاعات پرونده می‌تواند شامل موضوع اختلاف، اشخاص و روابط آن‌ها، وقایع، ادعاها و دفاعیات، اسناد هویتی و قضایی، ابلاغ‌ها، ادله، فایل‌های صوتی و تصویری، جریان رسیدگی، مهلت، وظایف، گزارش‌ها و مکاتبات باشد. این اطلاعات ممکن است درباره اشخاصی غیر از دارنده حساب نیز باشد و باید فقط در حد مرتبط و مجاز ثبت شود.
اطلاعات مالی و قراردادی می‌تواند شامل قرارداد و نسخه آن، تأییدها، مبلغ و اقساط، اطلاعات حساب لازم برای تسویه، رسید و فیش، گزارش پرداخت، هزینه‌ها و ثبت‌های اصلاحی باشد. اطلاعات حرفه‌ای و سازمانی می‌تواند شامل پروانه و سوابق همکاری وکیل، مدارک پرسنلی، ارجاع‌ها، شرح فعالیت، ارزیابی، نظرسنجی و اعتراض به ارزیابی باشد.
اطلاعات ارتباطی و فنی می‌تواند شامل تیکت، پیام و پیوست، نسخه ویرایش‌شده پیام و سابقه مجاز آن، وضعیت ارسال و خواندن، تنظیمات اعلان، نشانی اینترنتی، نوع مرورگر و دستگاه، نشست و دستگاه مورد اعتماد، کلید عمومی ورود، زمان فعالیت و حضور، سوابق عملیات و خطا، و در صورت فعال بودن تلفن سازمانی، شماره و زمان و نتیجه تماس و فایل ضبط مجاز آن باشد.
تأیید هویت، ویدئو و نمونه امضا
در فرایند تأیید هویت برای امضای الکترونیک و خدمات مرتبط، ممکن است این اطلاعات دریافت شود: کد ملی، شماره تماس، تاریخ تولد، تصویر مدرک شناسایی (کارت ملی یا گذرنامه)، ویدئوی کوتاه چهره هنگام خواندن یک جمله و نمونه امضا. تصویر چهره و ویدئو داده زیستی (بایومتریک) به شمار می‌آید و دسترسی به آن به شخص دارای مجوز ویژه محدود است.
برای تطبیق، کد ملی و شماره به خدمت استعلام شاهکار، و کد ملی، تاریخ تولد و ویدئو به خدمت تطبیق ویدئویی با ثبت احوال در تأمین‌کننده خدمت تأیید هویت (در حال حاضر جیبیت) از راه ارتباط رمزنگاری‌شده ارسال می‌شود. سامانه پاسخ خام تأمین‌کننده و تصویر ثبت احوال را ذخیره نمی‌کند؛ فقط نتیجه، امتیاز و شناسه پیگیری می‌ماند.
تصویر مدرک و ویدئو پس از ثبت تصمیم بررسی، به مدتی که مؤسسه در تنظیمات تعیین می‌کند (پیش‌فرض سی روز) نگه داشته و سپس پاک می‌شود؛ نتیجه، زمان و تصمیم‌گیرنده می‌ماند. مدرک در انتظار بررسی تا تصمیم نگه داشته می‌شود. هر مشاهده مدرک ثبت می‌شود. نمونه امضا برای اثبات امضای قرارداد نگهداری می‌شود و ابطال آن با دلیل و حفظ سابقه انجام می‌شود.
ارائه این اطلاعات برای تأیید هویت لازم است و بدون آن ممکن است امضا یا ادامه برخی خدمات ممکن نباشد. پردازش داده زیستی باید به رضایت صریح شما یا الزام قانونی تکیه کند و پذیرش عمومی این سند جای آن را نمی‌گیرد. درباره روش جایگزین ارائه اطلاعات از مؤسسه بپرسید.
اطلاعات اشخاص بدون حساب
مؤسسه ممکن است اطلاعات متقاضیان خدمت و تماس‌گیرندگان، مانند نام، شماره تماس، موضوع درخواست و سوابق تماس و پیگیری، را برای پاسخ‌گویی و بررسی درخواست نگه دارد. این اشخاص حساب ندارند و تیکت نمی‌توانند ثبت کنند، اما دسترسی، اصلاح، حذف و اعتراض درباره اطلاعات خود را از راه‌های ارتباطی رسمی مؤسسه می‌توانند مطرح کنند.
شماره تماس‌گیرنده در سوابق تماس سازمانی ثبت می‌شود و به رکورد شخص یا سرنخ متصل می‌شود. مدت نگهداری شماره تماس و فایل ضبط در تنظیمات مؤسسه تعیین می‌شود و پس از پایان آن، شماره از سابقه پاک و فقط آمار تجمعی نگه داشته می‌شود.
اهداف و مبنای پردازش
پردازش باید به ایجاد و حفاظت حساب، اجرای خدمت یا همکاری معتبر، اداره پرونده و قرارداد، ارتباط و پاسخ‌گویی، پیگیری مهلت و تکالیف، رسیدگی مالی، نظارت مجاز بر کیفیت و امنیت، حل اختلاف یا اجرای تکلیف قانونی محدود باشد. داده نباید صرفاً به دلیل در دسترس بودن برای هدف نامرتبط به کار رود.
مبنای هر پردازش باید متناسب با همان مورد، مانند اجرای رابطه قراردادی معتبر، تکلیف قانونی، اختیار قانونی نماینده یا رضایت لازم شخص بررسی شود. این سیاست یا تعهدنامه عمومی، رضایت نامحدود برای هر پردازش یا افشای اطلاعات ایجاد نمی‌کند. رضایت‌های اختیاری مانند اجازه اعلان مرورگر، از نیازهای اصلی اجرای خدمت جدا هستند.
اطلاعات حساس درباره قومیت یا نژاد، باورهای عقیدتی و مذهبی، ویژگی‌های اخلاقی یا وضعیت جسمی، روانی و جنسی، فقط در حد ضرورت و با رعایت الزامات قانونی مربوط، از جمله رضایت صریح در موارد لازم، قابل ثبت و پردازش است. پذیرش این صفحه جای اخذ رضایت صریح و اختصاصی لازم را نمی‌گیرد. برای درج اطلاعات اشخاص ثالث نیز اختیار و مبنای معتبر باید احراز شود.
دسترسی اشخاص و انتشار برای موکل
دسترسی عادی با نقش، مجوز، دامنه سازمانی و ارتباط معتبر با موضوع کنترل می‌شود. عضویت در پرونده به تنهایی مجوز دیدن همه اسناد نیست؛ دسته سند و مجوز آن مستقلاً بررسی می‌شود. دسترسی داخلی با انتشار برای موکل دو فرایند مستقل است و موکل صرفاً محتوای قابل ارائه و منتشرشده برای خود را می‌بیند.
وکیل، کارکنان مرتبط، مسئول مالی، مدیر مجاز، پشتیبانی فنی دارای اختیار و سایر اشخاص مسئول، فقط در حدود نیاز و مجوز مربوط می‌توانند داده را پردازش کنند. اطلاعات مالی قرارداد موکل و توافق وکیل، اطلاعات پرسنلی و اسناد محدودشده، دامنه دسترسی جداگانه دارند. جزئیات نظارت بر ارتباطات در بند بعد آمده است.
تغییر عضو پرونده یا گروه و تحویل کار ممکن است بر اشخاص دارای دسترسی به تاریخچه مجاز اثر بگذارد. دسترسی پس از پایان رابطه یا لغو مجوز باید مطابق قواعد سامانه محدود شود؛ نسخه‌ای که پیش‌تر مجاز دریافت یا چاپ شده، با لغو دسترسی از دستگاه دریافت‌کننده پس گرفته نمی‌شود و تعهد محرمانگی آن ادامه دارد.
محرمانگی مکاتبات و حدود نظارت سازمانی
تیکت و پیام‌رسان سامانه برای ارتباط مرتبط با خدمات و فعالیت سازمانی‌اند. دسترسی عادی به مکاتبه تابع عضویت و مجوز است. علاوه بر آن، سامانه امکان نظارت اشخاص دارای مجوز ویژه بر مکاتبات پرونده و گفتگوهای داخلی، از جمله گفتگوهای مستقیم و گروهی، را در دامنه مجاز سازمانی فراهم می‌کند؛ نظارت سراسری و دسترسی به تاریخچه، مجوزهای مستقل دارند.
مکاتبات داخلی کارکنان در بخش تیکت نیز برای شخص دارای مجوز نظارت ویژه قابل بررسی است. مشاهده نظارتی لزوماً با اعلان به طرفین، نشان حضور ناظر یا رسید خواندن همراه نیست. سوابق مشاهده نظارتی ثبت می‌شود؛ امکان فنی نظارت، مجوز استفاده خارج از وظیفه، افشای محتوا یا نقض محرمانگی قانونی و حرفه‌ای نیست. نظارت باید با رعایت محرمانگی حرفه‌ای وکیل و موکل و فقط در حد هدف مشروع سازمانی انجام شود.
پیام و پیوست در سرور پردازش می‌شوند و نباید ارتباط را دارای رمزنگاری سرتاسری یا مصون از دسترسی سازمانی مجاز فرض کرد. ویرایش یا حذف در رابط می‌تواند با حفظ نسخه یا سوابق قبلی برای رسیدگی مجاز همراه باشد. از ارسال اطلاعات ورود یا محتوای شخصی نامرتبط با خدمت و کار سازمانی خودداری کنید.
تماس سازمانی و ضبط مکالمه
در صورت فعال بودن اتصال تلفن سازمانی، شماره طرفین، داخلی، زمان، مدت، وضعیت و ارتباط تماس با مخاطب یا فعالیت مربوط ثبت می‌شود. اگر ضبط نیز فعال و از نظر قانونی مجاز باشد، فایل مکالمه می‌تواند برای پیگیری خدمت، کیفیت یا رسیدگی به اختلاف نگهداری شود. ضبط، قابلیت مشروط است و به معنی ضبط همیشگی همه تماس‌ها نیست.
مؤسسه باید پیش از ضبط، اطلاع‌رسانی و در موارد لازم رضایت یا مجوز قانونی مربوط را فراهم کند. دسترسی به پخش فایل به مجوز ویژه محدود و مشاهده آن ثبت می‌شود. نگهداری فایل ضبط و اطلاعات تماس تابع سیاست نگهداری این نوع داده و تکالیف مرتبط است؛ انتشار یا استفاده نامرتبط از آن مجاز نیست.
مدت نگهداری فایل ضبط و شماره تماس در تنظیمات مؤسسه تعیین می‌شود. پس از پایان آن فایل ضبط پاک می‌شود و شماره از سابقه تماس برداشته می‌شود، ولی آمار تجمعی می‌ماند. پیش از روشن کردن ضبط، مؤسسه باید پیام اطلاع‌رسانی ضبط را در آغاز تماس ورودی تنظیم کند.
کوکی، حافظه مرورگر و کلید عبور
کوکی‌های فنی برای نشست ورود، شناسایی دستگاه، اعتماد به دستگاه در صورت انتخاب کاربر و برخی تنظیمات رابط استفاده می‌شوند. برخی شناسه‌های دستگاه می‌توانند پس از خروج نیز باقی بمانند. مسدود یا پاک کردن آن‌ها ممکن است ورود، شناسایی دستگاه و تنظیمات را مختل و نیاز به تأیید دوباره ایجاد کند.
ترجیحات رابط و پیش‌نویس برخی فرم‌ها و پیام‌ها ممکن است در حافظه همان مرورگر باقی بماند. خروج موفق یا ثبت فرم، حسب قابلیت مربوط، برای پاک‌سازی بخشی از پیش‌نویس‌ها استفاده می‌شود؛ پاک شدن همه داده‌های محلی یا فایل دانلودشده در همه وضعیت‌ها تضمین نمی‌شود. در دستگاه مشترک، از ذخیره اطلاعات حساس و مورد اعتماد کردن دستگاه خودداری و پس از کار داده محلی و فایل‌های دریافت‌شده را بررسی کنید.
در ورود با کلید عبور، سامانه شناسه و کلید عمومی و داده فنی لازم برای تأیید را دریافت می‌کند. اثر انگشت، تصویر چهره یا رمز بازکردن دستگاه به عنوان داده احراز زیستی به سامانه ارسال نمی‌شود؛ تأیید محلی توسط دستگاه یا فراهم‌کننده کلید انجام می‌شود و همگام‌سازی احتمالی کلید تابع تنظیمات همان فراهم‌کننده نیز هست. این بند فقط درباره ورود با کلید عبور است و به تأیید هویت قراردادی که در بند «تأیید هویت، ویدئو و نمونه امضا» آمده ربطی ندارد.
پیامک، اعلان مرورگر و خدمات پشتیبان
برای ارسال کد تأیید و پیام خدماتی، شماره تماس و متن لازم به ارائه‌دهنده پیامک ارسال می‌شود. برای اعلان مرورگر، پس از اجازه کاربر، نشانی اشتراک و داده فنی لازم توسط سامانه و سرویس ارسال اعلان پردازش می‌شود. متن اعلان یا پیامک ممکن است روی صفحه قفل یا دستگاه مشترک دیده شود؛ تنظیمات نمایش دستگاه را متناسب با محرمانگی انتخاب کنید. برای کاربر دارای شماره خارجی، کد تأیید و اعلان به‌جای پیامک به ایمیل ثبت‌شده، از صندوق ایمیل دامنه مؤسسه، ارسال می‌شود.
میزبانی، نگهداری فایل، پشتیبان‌گیری، پیامک و ارسال اعلان ممکن است از خدمات فنی طرف قرارداد استفاده کنند. دسترسی یا انتقال باید به داده لازم برای همان خدمت و تعهد محرمانگی و امنیت محدود شود. محل فیزیکی میزبانی و پشتیبان و هویت تأمین‌کننده تابع قرارداد عملیاتی جاری است و از این متن نباید استقرار قطعی همه داده‌ها در کشور یا زیرساخت معینی را برداشت کرد؛ توضیح مرتبط با اطلاعات خود را می‌توانید از مؤسسه بخواهید.
پرداخت آنلاین از درگاه پرداخت شخص ثالث (در حال حاضر زیبال) انجام می‌شود. مبلغ، شناسه سفارش و نشانی بازگشت به درگاه ارسال می‌شود؛ اطلاعات کارت در صفحه درگاه وارد می‌شود و به سامانه نمی‌رسد و سامانه فقط نتیجه، شماره پیگیری و مرجع تراکنش را نگه می‌دارد.
تأمین‌کنندگان فعلی خدمات فنی: پیامک (کاوه‌نگار)، تأیید هویت (جیبیت)، درگاه پرداخت (زیبال) و ذخیره‌سازی رمزشده پشتیبان بیرون از سرور اصلی. تغییر تأمین‌کننده با همین سیاست و نسخه تازه اعلام می‌شود.
ارائه اطلاعات به اشخاص و مراجع دیگر
اطلاعات می‌تواند در حد ضرورت خدمت و مجوز معتبر به وکیل یا همکار مسئول، شخص ذی‌حق یا نماینده معتبر او، مرجع قضایی و اداری صالح، کارشناس یا ارائه‌دهنده فنی لازم ارائه شود. هویت، سمت و دامنه درخواست باید بررسی شود؛ وجود یک درخواست به تنهایی مجوز افشای کل پرونده نیست.
داده پرونده و اطلاعات شخصی نباید بدون مبنای قانونی یا رضایت اختصاصی لازم برای فروش، تبلیغ اشخاص ثالث، انتشار عمومی یا آموزش سامانه هوش مصنوعی بیرونی استفاده شود. افزودن خدمت یا هدفی که پردازش تازه و مؤثر ایجاد می‌کند، نیازمند بررسی مستقل، اطلاع‌رسانی و اخذ رضایت لازم است؛ این سند اجازه پیشاپیش برای آن نیست.
اطلاعات قابل شناسایی اشخاص در پایگاه دانش، نمونه پرونده، گزارش عمومی یا آموزش باید حذف یا به نحو مؤثر غیرقابل انتساب شود، مگر آنکه ارائه آن مبنای مجاز مستقل داشته باشد. حذف نام به تنهایی همیشه مانع شناسایی از روی سایر جزئیات نمی‌شود.
نگهداری، بایگانی، حذف و پشتیبان
مدت نگهداری بر اساس نوع داده، مدت رابطه خدماتی یا همکاری، نیاز رسیدگی، الزامات قانونی و قراردادی، اختلاف باز و سیاست نگهداری مصوب همان دسته تعیین می‌شود. برای همه داده‌ها مدت یکسانی وجود ندارد. نسخه پرونده، قرارداد، سوابق مالی و دلایل اقدامات ممکن است پس از بسته شدن حساب نیز به علت تکلیف معتبر باقی بماند.
بایگانی، انتقال به سطل زباله، حذف پیام از نمایش و غیرفعال کردن حساب با پاک شدن قطعی همه نسخه‌ها یکسان نیستند. حذف کامل بعضی ثبت‌ها برای حفظ تمامیت سابقه یا تکلیف قانونی محدود است و اصلاح ممکن است با نسخه جدید یا ثبت اصلاحی انجام شود. درخواست حذف باید بررسی و درباره دامنه قابل اجرا و علت محدودیت پاسخ داده شود.
سوابق فنی و فایل‌های مشمول پاک‌سازی، تابع تنظیمات و سیاست نگهداری مربوط‌اند. پشتیبان شبانه رمزشده و بیرون از سرور اصلی نگهداری می‌شود؛ نسخه روزانه حدود سی‌وپنج روز و نسخه ماهانه حدود دوازده ماه باقی می‌ماند. بازگردانی پشتیبان باید محدودیت‌های معتبر حذف یا دسترسی را نیز رعایت کند. این سیاست حذف فوری از همه پشتیبان‌ها را وعده نمی‌دهد؛ مبنای نگهداری اطلاعات خود را می‌توانید از مؤسسه بخواهید.
حفاظت فنی و رسیدگی به رخداد
سامانه از کنترل دسترسی، احراز هویت، مدیریت نشست، محدودیت تلاش ورود، مسیر کنترل‌شده دریافت فایل و ثبت سوابق عملیات استفاده می‌کند. اجرای امن خدمت به تنظیم صحیح محیط عملیاتی، مجوز کارکنان و حفاظت دستگاه کاربر نیز وابسته است؛ امنیت مطلق یا نبود هرگونه رخداد تضمین نمی‌شود.
در رخداد محتمل، مؤسسه باید موضوع را بررسی، دسترسی ناموجه را محدود، شواهد لازم را حفظ و اقدامات اصلاحی و اطلاع‌رسانی لازم را متناسب با قانون، قرارداد و آثار رخداد پیگیری کند. گزارش‌دهنده باید بدون تکثیر یا انتشار داده دیگران، زمان، شرح و شناسه لازم را ارائه کند. محدودیت این سند، مسئولیت ناشی از قصور قابل انتساب را ساقط نمی‌کند.
درخواست دسترسی، اصلاح، حذف و اعتراض
شخص موضوع اطلاعات یا نماینده معتبر او می‌تواند درباره وجود و نحوه استفاده از اطلاعات خود توضیح بخواهد، درخواست دسترسی یا نسخه قابل ارائه، اصلاح اطلاعات نادرست، بررسی حذف یا توقف پردازش قابل توقف و اعتراض به استفاده نامرتبط را مطرح کند. اجرای هر درخواست تابع قانون، احراز هویت، حقوق دیگران، محرمانگی حرفه‌ای و تکالیف معتبر نگهداری است.
درخواست از راه رسمی تیکت داخل سامانه به مؤسسه ارسال شود؛ دسته اطلاعات، خواسته و شناسه مرتبط مشخص و فقط مدرک لازم ارائه شود. مؤسسه ممکن است برای جلوگیری از افشای اطلاعات، احراز هویت یا توضیح تکمیلی بخواهد و باید بی‌تأخیر و در مهلت معقول نتیجه، اقدام انجام‌شده یا علت محدودیت و مسیر پیگیری را اعلام کند. ارائه کل اطلاعات شخص ثالث یا حذف سوابق دارای الزام نگهداری صرفاً با درخواست دارنده حساب مجاز نمی‌شود.
رضایت اختیاری برای آینده، در حدودی که قانون اجازه می‌دهد، قابل پس گرفتن است؛ برای نمونه اجازه اعلان مرورگر در تنظیمات مرورگر قابل لغو است. پس گرفتن رضایت، پردازش گذشته دارای مبنای معتبر را خودبه‌خود نامعتبر نمی‌کند و تکلیف قانونی مستقل را از بین نمی‌برد. اگر توقف پردازش لازم، ادامه خدمت را ناممکن کند، اثر آن باید برای شخص روشن شود. حق مراجعه به مرجع صالح محفوظ است.
اطلاعات کودکان و اشخاص تحت نمایندگی
اطلاعات کودک یا شخص فاقد اهلیت مستقل ممکن است در پرونده لازم باشد؛ ضرورت، سمت نماینده و حدود اختیار باید بررسی شود و داده فراتر از نیاز ثبت نشود. نمایندگی یا دسترسی یک شخص به حساب به معنی حق نامحدود دریافت همه اطلاعات، به‌ویژه اطلاعات محرمانه سایر اشخاص، نیست.
نسخه سیاست و تغییر اهداف پردازش
شماره نسخه و تاریخ بازنگری در این صفحه درج می‌شود. پذیرش این سند در نخستین ورود و پس از هر نسخه تازه با شماره نسخه، زمان، نشانی اینترنتی و نوع مرورگر ثبت می‌شود؛ مطالعه صفحه عمومی بدون ورود پذیرش نیست. این پذیرش به تنهایی رضایت اختصاصی برای هر داده حساس یا هدف تازه ایجاد نمی‌کند. در تغییر مؤثر، اطلاع‌رسانی و در صورت لزوم رضایت مستقل باید در فرایند مربوط انجام شود؛ استفاده نامرتبط گذشته با انتشار سیاست تازه مجاز نمی‌شود.
ویژه کاربران مؤسسه
اطلاعات ویژه کاربران مؤسسه: فعالیت و نظارت مجاز
اطلاعات پرسنلی، نقش و مجوز، وظایف، شرح فعالیت و بررسی آن، حضور برخط، سوابق ورود و عملیات، مکاتبات سازمانی و تماس مرتبط ممکن است برای اداره کار، امنیت، کیفیت و پاسخ‌گویی در اختیار مسئول مجاز قرار گیرد. حضور برخط یا یک شاخص آماری به تنهایی معیار قطعی حضور کاری، انجام وظیفه یا تخلف نیست و باید در زمینه واقعی بررسی شود.
گفتگوی مستقیم یا تیکت داخلی در سامانه، ارتباط مرتبط با کار است و مطابق بند نظارت، ممکن است توسط دارنده مجوز ویژه بررسی شود، حتی بدون اعلان موردی به طرفین. دسترسی به مدارک پرسنلی و ارزیابی دیگران نیز به مجوز و ضرورت محدود است. کاربر دارای اختیار نظارت مسئول رعایت همین حدود و حفاظت از داده مشاهده‌شده است.